Правовой аудит

I. ВВЕДЕНИЕ II. АКТУАЛЬНОСТЬ III. ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ПРАВОВОЙ АУДИТ? IV. МОТИВАЦИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ЗАКАЗЧИКОВ V. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ VI. МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПРАВОВОГО АУДИТА VII. ПРОЦЕСС ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРАВОВОГО АУДИТА VIII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ IX. ОСОБЫЕ ПРИМЕЧАНИЯ I. введение В настоящее время усиливается процесс интеграции западных компаний, в том числе и зарубежных в развитие как уже существующего, так и принципиально нового бизнеса на территории Российской Федерации. Для реализации данных проектов возникает необходимость открытия новых подразделений, филиалов, представительств и дочерних компаний, территориально значительно удаленных от головных организаций. В связи с этим возникает потребность в эффективном управлении, как общехозяйственной деятельностью обособленных подразделений, так и в контроле движения финансовых активов, поступающих в распоряжение обособленных подразделений от головных организаций. При открытии же филиалов и представительств возникает необходимость в проведении маркетинговых исследований, составлении бизнес-плана, подбора помещений, подбора персонала, организации рекламной и сбытовой деятельности, а также взаимодействие с местными властными структурами. II. актуальность 2.1. Как правило, из-за большой удаленности территориальных подразделений от головного центра ослабляется контроль за деятельностью подразделений, информация о деятельности подразделений носит субъективный характер и в ряде случаев может быть искажена, что явно противоречит интересам собственников и наносит значительный ущерб организации в целом. 2.2. Практика проведения правового аудита обособленных подразделений позволила выработать определенный перечень типичных ошибок и нарушений при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, а именно: 2.2.1. нецелевое использование активов головной организации; 2.2.2. несоответствие бухгалтерской отчетности фактически осуществляемой деятельности подразделения, ущемляющее интересы собственника; 2.2.3. излишнее налоговое бремя, в результате несовершенства системы оптимизации налогообложения; 2.2.4. грубое нарушение правил учета доходов и расходов организации, влекущее налоговую ответственность; 2.2.5. заключение хозяйственных договоров, противоречащих действующему законодательству, в результате чего, возникают конфликтные ситуации с контрагентами; 2.2.6. отсутствует, надлежащим образом оформленный документооборот, в рамках соблюдения трудового законодательства. 2.2.7. нарушение законодательства об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. 2.3. Для осуществления эффективного контроля за деятельностью удаленных обособленных подразделений требуется наличие ряда существенных условий: 2.3.1. наличие высококвалифицированных специалистов в области трудового, налогового, корпоративного, договорного и гражданского права; 2.3.2. наличие профессиональных бухгалтеров и аттестованных аудиторов; 2.3.3. возможность привлечения данных специалистов (с отрывом от основной деятельности) к осуществлению контролирующих и аналитических функций за пределами головной организации (подразумеваются длительные командировки); 2.3.4. объективность выводов по результатам проведенных проверок; 2.3.5. независимость специалистов. Только при соблюдении перечисленных выше условий, возможно достичь максимального результата при осуществлении контроля за деятельностью обособленных подразделений, понять четкую картину их финансово-хозяйственной деятельности, получить возможность вовремя и правильно отреагировать на негативные ситуации и предотвратить их последствия. 2.4. Обобщая вышесказанное, можно сделать вывод, что своевременный и полный контроль за деятельностью обособленных подразделений является важной функцией каждого предприятия, заинтересованного в эффективности и долговечности своего бизнеса. Однако в силу ряда факторов, таких как отсутствие квалифицированного персонала, большая удаленность подразделения от головного центра или просто отсутствие времени не позволяет большинству предприятий производить полный и своевременный контроль. При таком положении вещей, деятельность по проведению комплексных проверок обособленных подразделений, посредством привлечения сторонних профессиональных организаций, является наиболее правильным и эффективным методом организации и ведения бизнеса в современных экономических условиях. III. из чего состоит правовой аудит? 3.1. Юридическая оценка деятельности предприятий: 3.1.1. Правовой анализ учредительных документов – позволяет определить соответствие учредительных документов действующему законодательству, установить своевременность и правильность постановки на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах. 3.1.2. Правовой анализ хозяйственных договоров – позволяет выявить ошибки при заключении договоров, оперативно провести корректировки, в целях предотвращения возможных конфликтных ситуаций и судебных разбирательств. 3.1.3. Анализ внутреннего документооборота, проверка правильности ведения кадрового учета, составления трудовых договоров, ведения трудовых книжек, правильность составления должностных инструкций, постановка управленческого учета – позволяет предотвратить конфликтные ситуации с контролирующими органами по охране труда, а так же выстроить эффективную модель взаимодействия работников внутри подразделения и с головной компанией. 3.1.4. Предоставление письменных и устных юридических консультаций по вопросам деятельности подразделения в рамках применения налогового, гражданского, трудового и корпоративного законодательства. 3.1.5. Правовая экспертиза правоустанавливающих документов на объекты недвижимого имущества, на предмет правомерности владения, пользования и распоряжения имуществом, находящимся у подразделения по договорам аренды и в собственности организации. 3.1.6. Эффективная работа с дебиторской задолженностью, составление претензионных писем, анализ перспективы участия в судебных процессах. 3.1.7. Оценка бизнеса, имущественных комплексов, дебиторской задолженности, инвестиционных проектов, недвижимости и интеллектуальной собственности; 3.1.8. Правовой анализ соблюдения в регионе законодательства об авторском праве, патентного законодательства и законодательства о товарных знаках с целью выявления и предотвращения возможных нарушений. 3.2. Экспресс оценка бухгалтерской и налоговой отчетности включает в себя: 3.2.1. Анализ оборотных активов, расчет чистых активов. Источник информации: баланс (форма №1), регистры бухгалтерского учета, выборочно первичная документация: кассовая книга, расчет лимита остатка кассы, справка из банка о конечном остатке денежных средств на расчетном счете, инвентарные карточки по учету отдельных объектов основных средств, акты приема-передачи ценных бумаг. 3.2.2. Анализ формирования себестоимости. Источник информации: регистры бухгалтерского учета (включая синтетический и аналитический учет), выборочно первичная документация (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договора) 3.2.3. Анализ расходов учитываемых для целей налогообложения с учетом их соответствия законодательству РФ. Источник информации: регистры налогового учета. 3.2.4. Анализ кредиторской задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами. Источник информации: регистры налогового учета, регистры бухгалтерского учета, выборочно первичная документация (книга покупок, книга продаж, счета-фактуры). 3.2.5. Анализ кредиторской задолженности по заработной плате. Источник информации: регистры бухгалтерского учета, выборочно первичная документация (расчетная ведомость по заработной плате, платежная ведомость). 3.2.6. Анализ кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками и разными дебиторами и кредиторами. Источник информации: регистры бухгалтерского учета (включая синтетический и аналитический учет), выборочно первичная документация (акты сверки с основными контрагентами, акты зачета взаимных требований). 3.2.7. Анализ кредитов и займов полученных. Источник информации: регистры бухгалтерского учета (включая синтетический и аналитический учет), выборочно первичная документация (договора). 3.2.8. Анализ формирования и распределения прибыли. Источник информации: регистры бухгалтерского и налогового учета. IV. мотивация для потенциальных заказчиков 4.1. Ознакомившись с сущностью правового аудита, может возникнуть вполне резонный вопрос – если в деятельности компании сейчас все в порядке, предприятие стабильно работает, приносит прибыль, проблемы с контрагентами, участниками корпоративных отношений отсутствуют, то зачем проводить какие-то консультантские проверки, будоражить менеджеров и исполнителей? Попробуем на него ответить. 4.1.1. Зачастую руководство компании, полагаясь на определенную стабильность в функционировании организации, либо не уделяет должного внимания текущему контролю правовой сферы деятельности в силу решения более глобальных и неотложных проблем стратегического планирования, либо просто довольствуется привычной информацией, не вникая в проблематику вопроса. По большей части это наиболее распространенное и в какой-то мере нормальное явление для организации, как функционально сложной системы взаимоотношений. По большому счету не дело руководства предприятий разрешать подобные вопросы. 4.1.2. В тоже время если текущее разрешение вопросов и не требует личного вмешательства руководства, то системная информация о причинах и путях разрешения возникающих проблем, а зачастую и предупреждение о возможности их возникновения, являются необходимой составляющей планирования деятельности компании и управления всем предприятием. У руководителя компании, попросту говоря, зачастую отсутствует «свежий взгляд» на многие привычные ему вещи, а отчасти ему просто не хватает информации. Для наполнения такого информационно-правового вакуума руководству компании очень важен «свежий взгляд» стороннего, независимого и компетентного консультанта на правовую составляющую деятельности компании для определения скрытых зон риска и выработки путей их минимизации или устранения. 4.1.3. Независимый правовой консультант, не загруженный внутренними проблемами обеспечения текущей деятельности аудируемого лица, свободный в своих выводах и подчиненный лишь единственной конечной цели – обеспечить максимальную правовую стабильность проверяемого лица – это и есть то лицо, помощь которого будет незаменима для построения комплексной системы безопасного бизнеса, выявления и устранения правовых ошибок, допущенных в прошлом, а также превенции таких ошибок в будущем. 4.1.4. «Скелеты в шкафу» компании могут реально создать дополнительные риски судебного преследования со стороны контрагентов либо государственных органов, а также упростить процедуру недружественного поглощения бизнеса. Исправление допущенных в прошлом ошибок правового характера необходимо для успешного функционирования любого бизнеса. 4.1.5. В настоящий момент можно утверждать, что привлечение независимых правовых консультантов для оценки правовой составляющей работы компании является хорошим признаком развития компании, как для самого предприятия, так и для его бизнес-партнеров. Добровольный правовой аудит – это совокупность дополнительных необходимых и практически ценных для развития предприятия данных, своего рода индикатор заложенного экономического и организационно-управленческого потенциала компании. Развивающаяся компания, как и любой другой развивающийся субъект, стремится к получению максимального количества жизненно необходимой информации, в том числе и информации о самой себе, возможных ошибках и рисках. Таким образом, правовой аудит является единственным и наиболее объективным внешним источником информации о правовой составляющей деятельности аудируемого предприятия, на основании которой компания может определять пути своего дальнейшего развития. 4.1.6. Помимо руководства компании, интерес в проведении правового аудита могут иметь и иные лица, непосредственно связанные с компанией определенными корпоративными отношениями. К числу таких лиц можно отнести, например, крупных акционеров акционерных обществ, участников обществ с ограниченной ответственностью. Данные лица, зачастую, имеют лишь общее представление о хозяйственной и управленческой деятельности обществ, не имея фактических данных о конкретных направления деятельности своих компаний. Соответственно, без определенной информации ни акционер, ни участник общества не могут иметь объективную картину эффективности функционирования механизма управления компанией для достижения определенных экономических показателей, в частности – соблюдения правовой дисциплины как в отношениях внутри компании, так и в отношениях компании с третьими лицами (контрагентами и государственными органами). Особый интерес результаты правового аудита будут представлять для акционеров (участников) компании намеревающихся осуществить какую-либо реорганизацию бизнеса. 4.2. Конечно, предприятие может провести правовой аудит силами работников самого предприятия, однако данный правовой аудит будет иметь существенные недостатки и ограничения: 4.2.1. Во-первых, собственные работники компании, при всем уважении, могут не обладать достаточными теоретическими и практическими знаниями в тех областях, которые им необходимо будет проверять. 4.2.2. Во-вторых, под вопросом будет критерий объективности выводов по результатам проведенной проверки. По сути работники компании будут проверять качественную составляющую своей собственной работы, и все выявленные ими недостатки и упущения напрямую отразятся на оценке работы правовой службы руководством компании. 4.2.3. В-третьих, как правило, правовая служба любой компании бывает сильно загружена текущей работой. Поэтому отвлечение сотрудников для проведения проверок на значительный период времени может отрицательно сказаться на деятельности компании в целом. Применительно к организационной системе правовой аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному внутреннему правовому контролю: гармонизация и системность, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, сопоставимость, стабильность, своевременность и превентивность. Таким образом, наиболее целесообразным решением вопроса будет привлечение стороннего независимого и компетентного правового консультанта. V. порядок проведения проверки 5.1. Сам процесс правового аудита – это сложная многоступенчатая и систематизированная процедура, реализуемая профессиональной юридической компанией, имеющей штат компетентных специалистов-консультантов. Данный процесс условно можно разбить на несколько этапов. 5.1.1. Первый этап правового аудита – получение консультантом задания от инициатора процедуры правового аудита. На данном этапе уточняются цели и задачи проверки, сроки её проведения, конкретизируется объект проверки, желаемая степень детализации и иные критерии проведения аудита. 5.1.2. Второй этап – определение методики аудита. Исходя из поставленной задачи, имеющихся средств и определенных сроков, консультант либо разрабатывает авторскую методику проведения проверки, либо использует стандартную методику, разработанную раннее и проверенную практикой. 5.1.3. Третий этап – выборка документов для проверки. На данном этапе консультант, определившись с перечнем проверяемых документов, производит их выборку, систематизирует и обобщает по определенной тематике. 5.1.4. Четвертый этап – анализ выбранных документов. Этот этап наиболее сложный и длительный для консультанта. В рамках этого этапа консультант анализирует содержание выбранных документов на предмет их соответствия действующим правовым нормам и внутрикорпоративным стандартам. Одновременно консультант формирует первоначальные выводы и предложения по результатам правового анализа документов. 5.1.5. Пятый этап – подготовка заключения и выдача рекомендаций. На этом этапе консультант готовит письменное заключение по проводимой проверке, в котором делает окончательные выводы относительно состояния правовой сферы деятельности проверяемого лица, указывает на конкретные упущения правового характера в деятельности компании, раскрывает наиболее вероятные (а иногда и неизбежные) последствия таких упущений, а также выдает необходимые и исчерпывающие рекомендации по устранению таких упущений и превенции их в будущем. VI. методика проведения правового аудита 6.1. Корпоративные документы: 6.1.1. уставные документы (их изменения); 6.1.2. корпоративное управление; 6.1.3. изменение состава участников; 6.1.4. формирование уставного капитала; 6.1.5. эмиссия акций; 6.1.6. дополнительная эмиссия; 6.1.7. юридический адрес; 6.1.8. формирование органов; 6.1.9. филиалы и представительства. Методика проверки: юридическая экспертиза корпоративных документов предприятия с точки зрения соответствия их требованиям действующего законодательства РФ, регулирующего деятельность юридических лиц, а также их филиалов и представительств. 6.2. Активы: 6.2.1. недвижимость - здания, сооружения, помещения, права на земельные участки. (содержание, форма, регистрация); 6.2.2. ценные бумаги( сделки, действительность); 6.2.3. транспорт; 6.2.4. денежные средства (банк, касса, расчетно-кассовое обслуживание). Методика проверки: Правовой анализ правоустанавливающих документов и договоров, предметом которых являются активы предприятия, проверка соответствия положений анализируемых документов действующему законодательству РФ, соблюдения порядка совершения и регистрации сделок с земельными участками, недвижимостью, ценными бумагами и иными активами предприятия. 6.3. Сделки: 6.3.1. используемые типовые формы; 6.3.2. отдельные сделки. Методика проверки: экспертиза форм гражданско - правовых договоров, соглашений и иных документов, используемых в повседневной практике предприятия, в том числе: 6.3.2.1. соответствие положений анализируемых документов действующему законодательству РФ; 6.3.2.2. соотношение действительных правоотношений сторон условиям, содержащимся в текстах договоров, соглашений и иных документов; 6.3.2.3. прогнозирование возможных негативных последствий применения отдельных положений заключенных договоров; 6.3.2.4. анализ возможности досудебного урегулирования спорных ситуаций. 6.4. Трудовые отношения: 6.4.1. трудовые договоры: с руководителем, работниками, коллективный, о материальной ответственности; 6.4.2. иные документы, регулирующие трудовые отношения на предприятии. Методика проверки: правовой анализ документов, регулирующих трудовые правоотношения на предприятии, в том числе: 6.4.2.1. соответствие положений анализируемых документов требованиям действующего законодательства РФ; 6.4.2.2. анализ конфликтных ситуаций. 6.5. Налоговые правоотношения: Методика проверки: 6.5.1.1. правовой анализ документов, являющихся основанием для налогообложения предприятия, применения льгот по налогообложению предприятия в соответствии с действующим законодательством РФ; 6.5.1.2. анализ правомерности (соответствия действующему законодательству РФ) действий государственных органов, контролирующих порядок исчисления и уплаты налогов. 6.6. Судебные споры: Методика проверки: экспертиза судебных дел, находящихся на любой стадии судопроизводства (включая исполнительное производство) с точки зрения материального (гражданского, налогового и т.п.) и процессуального права. 6.7. Иные вопросы (по результатам интервью с руководителем). VII. Процесс осуществления правового аудита 7.1. Заказ: 7.1.1. на данном этапе потенциальный клиент, делая заказ, еще не знает о своих потребностях, но заинтересован в проведении правового аудита. 7.2. Интервью: 7.2.1. специалист консультант выезжает к клиенту с целью получения необходимых сведений о нем, его потребностях, с целью выявления информации для подготовки программы аудита. 7.3. Определение элементов и объема (Программа аудита): 7.3.1. Подготовкой программы правового аудита занимается команда специалистов. В соответствии с потребностями клиента и на основании данных полученных при интервьюировании определяются элементы аудита: 7.3.1.1. Проведение правовой экспертизы корпоративных документов на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства;. 7.3.1.2. Анализ правоустанавливающих документов, договоров и иных сделок компании, соблюдения порядка совершения и регистрации сделок с недвижимостью. 7.3.1.3. Правовая экспертиза гражданско-правовых договоров, соглашений, используемых в повседневной работе компании; 7.3.1.4. Правовая экспертиза внешнеэкономических сделок. 7.3.1.5. Правовая оценка сделок на предмет их ничтожности, оспоримости, незаключенности. 7.3.1.6. Правовая экспертиза документации, являющейся основанием для налогообложения, применения льгот по налогообложению. 7.3.1.7. Анализ соответствия действующему законодательству решений и действий государственных органов, контролирующих исчисление и уплату налогов. 7.3.1.8. Анализ документов, регулирующих трудовые правоотношения в компании, в частности – коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров. 7.3.1.9. Правовая экспертиза судебных дел на любой стадии судопроизводства. 7.3.1.10. Правовой анализ документов по внедоговорным отношениям компании с третьими лицами. 7.3.1.11. Правовой анализ отношений, связанных с вопросами антимонопольной политики. 7.3.1.12. Правовой анализ отношений, связанных с использованием товарных знаков, знаков обслуживания, наименований мест происхождения товаров. 7.3.1.13. Правовой анализ отношений, связанных с участием аудируемого лица в управлении иными хозяйствующими субъектами. 7.3.1.14. дебиторской/кредиторской задолженности предприятия. Результатом подготовки является согласованная с клиентом Программа аудита, в соответствии с которой делается заявка, определяется цена договора. 7.4. Оформление заказа (Договор): 7.4.1. на основании заявки подписывается договор на проведение правового аудита. 7.5. Проведение экспертизы: 7.5.1. на данном этапе производится непосредственный анализ документации и текущей деятельности аудируемого лица на соответствие действующему законодательству с анализом всех возможных рисков, с предложениями по их устранению. Выявляются способы оптимизации деятельности аудируемого лица. 7.6. Составление итогового комплексного правового заключения: 7.6.1. составление итогового заключения является заключительным этапом правового аудита, осуществляется путем сопоставления и структурирования собранной информации с обличением в единый логически связанный документ. VIII. заключительные положения 8.1. В результате правового аудита руководитель аудируемого лица либо иное заинтересованное лицо получает достоверные данные о правовой составляющей деятельности компании для определения зон риска и выработки путей их минимизации и устранения с целью формирование у предприятия, начиная с топ-менеджмента и до простого исполнителя, должного и даже необходимого подхода к правовому обеспечению деятельности компании. Кроме того, правовой аудит может являться необходимой составляющей системного аудита – аудита всех направлений деятельности компании для подготовки её перехода на новую, более высокую ступень развития. 8.2. Знания о своих зонах риска, об оценке степени риска и способах устранения рисков для любой компании являются не просто нужными для перевода организации на более высокий уровень, но иногда и жизненно необходимыми. IX. особые примечания 9.1. Аналогичные проекты, описанному выше, мы проводим в следующих областях консалтинга: 9.1.1. маркетингового; 9.1.2. аудиторского; 9.1.3. оценочного; 9.1.4. кадрового; 9.1.5. программного; 9.1.6. технического; 9.1.7. учебного; 9.1.8. рекламного; 9.1.9. издательского. 9.2. При Вашей заинтересованности мы представим Вам список зарубежных и российских компаний, с кем мы сотрудничаем по данному проекту. 9.3. Значительные активы и великолепная финансовая устойчивость нашей компании позволяет заключать нам договора, по которым мы несем ПОЛНУЮ материальную ответственность за наши действия. 9.4. Практически во всех регионах, республиках, областях, находящихся за Уралом, у нас налажены отличные связи с необходимыми властными структурами.